Privacyverklaring Reisbureau Travelshop@ReisburoApollo

Welkom bij de privcyverklaring van Travelshop@ReisburoApollo. Je privacy en de bescherming van uw persoonsgegevens zijn voor ons van groot belang. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, hoe wij deze gegevens gebruiken en welke rechten je hebt met betrekking tot uw persoonsgegevens.

1. Verantwoordelijke

Travelshop gevestigd aan Fideliostraat 16, 1827 RG te Alkmaar is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring. Voor vragen kun je contact opnemen via:

• Telefoon: 072-8431205

• E-mail: info@travelshop.nl

• Website: www.travelshop.nl

2. Persoonsgegevens die wij verwerken

Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Identificatiegegevens: naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres.

• Reisinformatie: bestemming, reisdata en reisvoorkeuren.

• Betalingsgegevens: bankrekeningnummer en betaalgegevens.

• Communicatiegegevens: e-mails, chatberichten en correspondentie.

• Speciale categorieën van persoonsgegevens: dieetwensen, medische informatie (uitsluitend indien relevant voor uw reis).

3. Doeleinden van de gegevensverwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Boeking en uitvoering van reizen: het plannen, boeken en uitvoeren van uw reis.

• Klantenservice: het beantwoorden van vragen en behandelen van klachten.

• Betalingsverwerking: het afhandelen van betalingen en terugbetalingen.

• Marketing: het verzenden van nieuwsbrieven en gepersonaliseerde aanbiedingen (uitsluitend met uw toestemming).

• Wettelijke verplichtingen: het naleven van wettelijke verplichtingen zoals belastingwetgeving.

4. Rechtsgrond voor de verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van:

• Uitvoering van een overeenkomst: om uw reis te kunnen organiseren en uitvoeren.

• Toestemming: voor marketingactiviteiten en het verwerken van speciale categorieën gegevens.

• Wettelijke verplichting: om te voldoen aan juridische verplichtingen.

• Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld voor het verbeteren van onze dienstverlening.

5. Delen van persoonsgegevens met derden*

Wij delen uw gegevens uitsluitend met derden wanneer dit noodzakelijk is:

• Reispartners zoals luchtvaartmaatschappijen, hotels en vervoersdiensten.

• Betaaldienstverleners voor de afhandeling van betalingen.

• IT-dienstverleners voor de ondersteuning van onze systemen.

• Overheidsinstanties indien wettelijk verplicht.

6. Social media

6.1 Gebruik van social media

Wij maken gebruik van social media-platforms om met onze klanten en volgers te communiceren en hen te informeren over onze diensten. Wanneer u contact met ons opneemt via social media (bijvoorbeeld via reacties, berichten of het volgen van onze accounts), verwerken wij de gegevens die u met ons deelt, zoals uw gebruikersnaam en eventuele andere informatie die zichtbaar is op uw profiel.

6.2 Verwerking van gegevens door social media-platforms

Let op dat de verwerking van uw gegevens via social media onder de privacyverklaringen van de betreffende platforms valt. Wij raden u aan deze verklaringen te raadplegen.

6.3 Advertenties en targeting

Met uw toestemming kunnen wij gebruik maken van social media-advertentieplatforms om u gerichte advertenties te tonen op basis van uw interesses en voorkeuren. U kunt uw advertentievoorkeuren beheren via de instellingen van de betreffende social media-platforms.

6.4 Uitoefening van rechten

Indien u uw rechten met betrekking tot gegevensverwerking via social media wilt uitoefenen, zoals inzage of verwijdering van gegevens, verzoeken wij u contact op te nemen met het betreffende platform. Uiteraard staan wij ook voor u klaar om hierbij te ondersteunen.

Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, sluiten wij verwerkersovereenkomsten om eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid te waarborgen.

7. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang of misbruik. Voorbeelden hiervan zijn versleuteling van gegevens en beveiligde toegang tot systemen.

8. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor wij deze verzamelen, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is.

9. Uw rechten

U hebt de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Inzage: U hebt recht op inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken.

• Rectificatie: U kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.

• Verwijdering: U kunt verzoeken om uw gegevens te laten verwijderen.

• Beperking van verwerking: U kunt verzoeken om de verwerking van uw gegevens te beperken.

• Overdraagbaarheid: U kunt vragen om uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat.

• Bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

Voor het uitoefenen van deze rechten kunt u contact met ons opnemen via de hierboven vermelde contactgegevens.

10. Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën om de gebruikerservaring te verbeteren. Voor meer informatie verwijzen wij naar ons [Cookiebeleid].

11. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen. Wij raden u aan deze verklaring regelmatig te raadplegen om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen.

11. Contact

Voor vragen of klachten met betrekking tot deze privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via info@travelshop.nl. Indien u niet tevreden bent met onze reactie, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Datum laatste wijziging: 5 februari 2025

*Doorgifte gegevens specifieker indien je hebt geboekt

Luchtvaartmaatschappij: paspoortnaam, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres, geldigheidsduur ID en paspoortnummer afhankelijk van de luchtvaartmaatschappij en het te bezoeken land, op uw verzoek een dieetwens, (stoel)voorkeur of medische assistentie, uw (aansluitende)route(s), reisduur, visa en een nummer of mailadres in geval van nood. Deze gegevens dienen wij verplicht aan te leveren aan de airline. Voor het inchecken of beheren van uw vlucht wordt doorgaans een persoonlijke (inlog)pagina (beveiligde hyperlink of app) beschikbaar gesteld door de airline. Travelshop en/of de airline en u kunnen uw gegevens hier raadplegen. Dit is noodzakelijk om een eventuele wijziging door te geven, een koffer bij te boeken of een upgrade te vragen en/of in te checken. Via een door de airline afgegeven zogenaamd ‘PNR‘-nummer kan de airline te allen tijde uw gegevens inzien, uw routes, uw dieetvoorkeur of andere specifieke wens etc. Dit is eveneens noodzakelijk in het kader van veiligheid en terrorismebestrijding en uit hoofde van Europese en Internationale wetgeving. De bevoegde autoriteiten, zoals in Nederland de Koninklijke Marechaussee, kan eveneens over de vastgelegde informatie beschikken of deze opeisen ter inzage of controle. De transmissie van data vindt plaats via een beveiligde/encrypted verbinding en middels een veiligheidssleutel en verificatie.

Accommodatie: familienaam en voornaam- of letters, reserveringsnummer, voorkeuren (preferenties of essenties), reisduur. Deze gegevens zijn noodzakelijk om de reservering te maken en te kunnen verifiëren indien u incheckt en aldaar verblijft.

Auto/camperverhuur: familienaam en voornaam- of letters, reserveringsnummer, voorkeuren (preferenties of essenties), rijbewijsnummer, reisduur, verzekeringen. Deze gegevens zijn noodzakelijk om de reservering te maken conform uw wens en de data te kunnen verifiëren indien u het vervoermiddel afhaalt en terugbrengt. Een verhuurder kan om uw creditcardgegevens verzoeken in verband met de verplicht af te geven deposit die noodzakelijk is om eventuele schade te dekken en zorg te dragen voor de goede terugkeer van de auto, motor of camper.

Anderen: de lijst aan leveranciers is onuitputtelijk en nagenoeg altijd grensoverschrijdend. Uw familienaam, voornaam, eventuele specifieke voorkeur voor een bepaalde dienst etc. wordt dan ook gedeeld met de in te zetten leveranciers/hulppersonen. Wij kunnen nimmer garanderen dat buiten de EG gevestigde leveranciers dezelfde privacyregels in acht nemen zoals te doen gebruikelijk en verplicht in de EG/EER. De Europese wetgeving is tenslotte niet rechtsgeldig in landen daarbuiten gevestigd en met eigen nationale wetgeving.

Verzekering en nood: indien u een reis- of annuleringsverzekering bij of via ons afsluit, worden de hiertoe gevraagde persoonsgegevens gedeeld met de verzekeraar. Wij hebben een verwerkersovereenkomst met hen, opdat ook deze bedrijven zich verplichten te voldoen aan de bestaande wet- en regelgeving inzake Privacybescherming (AVG). Indien u om welke reden dan ook genoodzaakt bent om uw reis te annuleren of zich op de bestemming iets voordoet, kan dit betekenen dat u medische gegevens met ons deelt. Indien wijzelf hulp en bijstand moeten verlenen uit hoofde van EG 90/314 of EG 2015/2302 of nationale wetgeving, kan dit betekenen dat wij onze hulppersonen bepaalde informatie moeten geven om zodoende adequate hulp te kunnen bieden. Wij zullen deze verkregen gegevens nimmer gebruiken voor andere doeleinden als hier beschreven noch delen met onbevoegde derden. Er kan echter altijd een gerechtvaardigd belang zijn om hulppersonen te informeren over de toestand of achtergrond van de reiziger om zodoende die hulp te bieden of een oplossing te bewerkstelligen voor enig probleem.

Bewaartermijn en verplichte vastlegging data 
a. De Belastingdienst verplicht bedrijven zever jaar lang en gerekend vanaf 1 januari in het jaar van de dienst, een financiële administratie te bewaren. De facturen (en reisovereenkomst) die wij opmaken, de betalingen die u en wij doen, de controle van onze administratie door een accountant of administratiekantoor; alle financiële gegevens moeten bewaard blijven gedurende 7 jaar inclusief de contactgegevens van onze klanten, en de financiële data.

b. In het geval een vlucht onderdeel uitmaakt van uw reisovereenkomst met onze organisatie zijn wij nu al verplicht enkele gegevens aan te leveren aan de luchtvaartmaatschappij. Luchtvaartmaatschappijen worden in het kader van terrorismebestrijding en om zware criminaliteit op te sporen per medio 2018 verplicht de reizigersgegevens af te staan aan de Passagiersinformatie-eenheid (Pi-NL). Deze afdeling is ondergebracht bij de Koninklijke Marechaussee. Alle door u opgegeven persoonlijke informatie wordt verwerkt en geanalyseerd. Deze maatregel vloeit voort uit de Europese Passenger Name Record-richtlijn (PNR). De passagiersgegevens worden – na een half jaar geanonimiseerd - 5 jaar lang bewaard. Uw gegevens als de reservering, de gevlogen route, eventuele betaalgegevens, informatie over uw bagage en contactgegevens worden opgeslagen hiertoe. Uw gegevens kunnen gedeeld worden met opsporingsinstanties in binnen- en buitenland, doch slechts voor het doel waarvoor de Richtlijn bedoeld is. Wij hebben hier geen enkele invloed op.

c. Per 1 juli 2018 is de nieuwe Richtlijn Pakketreizen van kracht: EG 2015/2302. Deze is in Nederlandse wetgeving omgezet. Het aansprakelijkheidsregime, en daarmee de rechten en plichten over en weer, kent dan een uiterste vorderingstermijn van twee jaar. Om die reden bewaren wij alle persoonsgegevens en correspondentie gedurende deze termijn plus een week. Na deze periode en m.u.v. het onder a en b en d gestelde zullen gegevens verwijderd worden.

d. Indien wij om moverende redenen een kopie ID nodig hebben, waarbij opgemerkt dat Travelshop dit nimmer zonder gerechtvaardigde reden zal verzoeken en altijd namens haar hulppersonen als een luchtvaartmaatschappij, visumbureau of ambassade, raden wij u zeer dringend aan ons deze digitaal aan te leveren en met gebruikmaking van de gratis smarthphone-app ‘KopieID’ van de Rijksoverheid. Deze app maakt een foto van uw ID en geeft de mogelijkheid om het BSN-nummer, vroeger sofinummer- weg te krassen. Pas dan kunt u de foto opslaan en/of een doel beschrijven en deze doormailen aan onze organisatie. Wij zullen een kopie ID nimmer langer bewaren dan strikt noodzakelijk voor het boeken of regelen van een opdracht, zoals de reis, het vliegticket of het visum. De digitale data (email, bestand) wordt daarna definitief verwijderd. Indien wij een papieren kopie ontvangen wordt deze vernietigd middels een papierversnipperaar.